Programa de Coordinación de Actividades Empresariales

Manual de usuario

El Programa de Coordinación de Actividades Empresariales

Es un Programa informático que facilita a los empresarios y/o autónomos, el cumplimiento de las obligaciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales cuando varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo.

PCAE ha sido desarrollado por la Confederación Española de Organizaciones Empresariales, CEOE, con la financiación de la Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales.

PCAE está a disposición de todos los empresarios y/o autónomos y profesionales de cualquier entidad, vinculado al ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales.

Acceso a PCAE 3.0

El Programa está disponible en Internet en www.pcae.es y su uso es libre y gratuito.

Antes de empezar a usar el programa, es recomendable ver estos vídeos

¿Qué es PCAE? ¿Qué es PCAE?
1:24 minutos
¿Qué valor aporta? ¿Qué valor aporta?
2:35 minutos
¿Qué debo hacer para empezar a utilizarlo? ¿Qué debo hacer para empezar a utilizarlo?
3:59 minutos
El proceso El proceso
3:01 minutos
Los protagonistas Los protagonistas
1:22 minutos

Para saber más acerca de la Coordinación de Actividades Empresariales

Documentación Privada Documentación Privada
7:01 minutos
Documentación Pública Documentación Pública
4:43 minutos

En este apartado podrá encontrar los documentos que describen el PCAE y la mejor manera de utilizarlo, las plantillas o modelos de documentos que puede utilizar en el marco de la coordinación de actividades empresariales y la legislación vigente.

Documentos de interés sobre el PCAE:

El Programa está disponible en Internet en www.pcae.es y su uso es libre y gratuito.

Modelos de documento para usar dentro del PCAE 3.0.:

Documentos de carácter obligatorio

Documentos de carácter voluntario

Legislación vigente relacionada:

Guía Audiovisual

CAE / Árbol de situación +

Esta es la pantalla en la que aparece el desplegable que muestra la estructura de subcontratación de empresas en un centro determinado de trabajo.

Es una pantalla informativa y no permite interactuar más allá de desplegar o plegar el árbol.

El árbol a su vez indica la jerarquía entre las diferentes empresas y, por tanto, los niveles de subcontratación en ese centro de trabajo.

Árbol de situación

Los iconos en forma de flecha identifican los distintos niveles de información.

? Indica que al hacer clic se desplegarán niveles inferiores.

? Indica que al hacer clic se replegarán los niveles inferiores.

Otros iconos indican el rol de cada empresa:

Árbol de situaciónIndica que es el titular o principal del centro de trabajo.

Árbol de situaciónIndica que es una empresa subcontratada.

El árbol a su vez indica la jerarquía entre las diferentes empresas, y por tanto, los niveles de subcontratación en ese centro de trabajo.

CAE / Árbol de subcontratación +

En esta pantalla aparece el desplegable que muestra la estructura de subcontratación de empresas en los centros de trabajo, combinado con los documentos referidos a los riesgos y medidas de emergencia, de trabajadores, de maquinaria y documentación obligatoria.

Para más información, se puede acceder al siguiente video:

Guía de uso / CAE / Árbol de subcontratación 2:09 min

Guía de uso / CAE / Árbol de subcontratación

En la pantalla Árbol de subcontratación se muestra la relación entre las diferentes empresas que concurren en un determinado centro; asimismo permite acceder a los documentos, consultarlos y descargarlos.

Esta pantalla mostrará todos los centros de trabajo en los que participas, ya sea como empresa titular o como empresa subcontratada.

Árbol de subcontratación

Los iconos en forma de flecha identifican los distintos niveles de información.

? Indica que al hacer clic se desplegarán niveles inferiores.

? Indica que al hacer clic se replegarán los niveles inferiores.

Otros iconos indican el rol de cada empresa:

Árbol de subcontrataciónIndica que es el titular o principal del centro de trabajo.

Árbol de subcontrataciónIndica que es una empresa subcontratada.

Otros iconos indican el tipo de información:

Árbol de subcontrataciónIndica que se trata de un trabajador.

Árbol de subcontrataciónIndica que se trata de una máquina.

Árbol de subcontrataciónIndica que se trata de un documento.

Al llegar al último nivel desplegable, se podrá acceder al icono de descarga del documento en cuestión.

Árbol de subcontratación

El árbol, a su vez, indica la jerarquía entre las diferentes empresas, y por tanto, los niveles de subcontratación en ese centro de trabajo.

Visualización según roles. Si se accede como empresa principal o titular, estará disponible toda la documentación que se ha cargado de la empresa y toda la documentación disponible de las subcontratas que concurren en el centro de trabajo. En cambio, si se accede como subcontrata, se podrá ver la documentación propia, el documento R4 y R5 de la empresa titular o principal, los documentos R1 de las subcontratas concurrentes en el centro y la documentación de las subcontratas de nivel inferior que dependan de la empresa subcontratada.

 

CAE / Consulta control de empresa +

En el proceso de la Coordinación de Actividades Empresariales es importante disponer de herramientas para conocer la situación exacta de esa coordinación en una fecha anterior determinada.

En la pantalla Consulta control de empresa se puede recuperar el panel de control que en una fecha determinada disponía la empresa.

Para ello basta que introduzcas la fecha en concreto que quieres consultar y podrás visualizar la situación del panel de control. Además, este panel resultante estará activo, es decir, podrás consultar todos los documentos que contenía en esa fecha.

CAE / Coordinación +

Este es el espacio de trabajo principal para la coordinación de actividades empresariales a través del intercambio de los documentos relacionados con el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

  • Si es la primera vez que se accede a esta pantalla, quizás pueda interesar visualizar los siguientes videos:

    • Los protagonistas de la coordinación de actividades. 1:22 min
      Los protagonistas de la coordinación de actividades.
    • Los documentos que se coordinan. 2:04 min
      Los documentos que se coordinan.
    • El proceso de coordinación. 3:01 min
      El proceso de coordinación.
  • Si se quiere saber más acerca del funcionamiento de las pantallas de este espacio, se puede acceder a los siguientes videos:

    • Guía de uso: Panel de control. 3:30 min
      Guía de uso: Panel de control
    • Guía de uso / CAE / Árbol de subcontratación 2:09 min
      Guía de uso / CAE / Árbol de subcontratación
    • Guía de uso: Otros registros. 1:22 min
      Guía de uso: Otros registros.
    • Guía de uso: Resumen documentación obligatoria. 2:04 min
      Resumen documentación obligatoria.

La pestaña subcontratación solo es visible por la empresa titular o principal de un centro de trabajo. La empresa subcontrata, a su vez, verá una pestaña adicional, documentación obligatoria.

Es la pantalla de control principal para la coordinación de los documentos entre las empresas titulares (o principales) y las empresas concurrentes.

Esta pantalla siempre está vinculada a un centro de trabajo. Por tanto, antes de entrar, el sistema pedirá que se elija el centro al que se quiere referir, siempre y cuando no se haya marcado previamente.

Selección de centro de trabajo. Si ya se ha seleccionado anteriormente un centro, se podrá acceder directamente al panel de control, pero se refererirá al panel de control de dicho centro de trabajo.

Panel de control

Ubicación de las empresas en el panel de control

Las empresas se distribuyen en niveles de subcontratación y estos se muestran en la pantalla tanto gráficamente como por el número de nivel:

  • El nivel 0 es para la empresa titular del centro de trabajo.
  • El nivel 1 es para las empresas que han sido contratadas por la empresa titular del centro, es decir, subcontratas. Puede haber varias, tantas como empresas contratadas para realizar actividades en ese centro.
  • Puede haber otros niveles inferiores para empresas contratadas por las empresas del nivel anterior y que realizan actividades en ese mismo centro de trabajo.

De esta manera, en el panel de control se reflejan todas las empresas que concurren en el centro de trabajo.

Estos niveles se agrupan en bloques gráficos:

  • El primero siempre está reservado a la empresa titular del centro de trabajo.
  • En los siguientes se muestran las subcontratas. Si el usuario actúa como empresa principal o titular verá un solo bloque con todas las subcontratas y, en cambio, si se accede como subcontrata se verán dos bloques, uno reservado para la propia empresa y otro para el resto.

Los indicadores del panel de control

Cuando una empresa accede al panel de control puede ver las actividades que ya ha realizado, las pendientes de realizar y las que deberá hacer en el futuro, en el marco del intercambio de evaluaciones de riesgo.

La actividades que debe realizar la empresa están situadas principalmente en la misma fila en la que aparece la empresa, pero también aparecen otras actividades que debe realizar en las filas de las otras empresas.

Una manera muy fácil de identificar la actividad pertinente es leer el encabezado de cada columna.

  • Si el trato es de primera persona, por ejemplo: “Acuso srecibo R1”, significa que el usuario debe acusar recibo.
  • Si el trato es de tercera persona, por ejemplo: “Acusa recibo R1”, significa que otro usuario es el que deberá acusar recibo.

Para identificar el estado de realización de las actividades, se pueden tener en cuenta las marcas de color:

  • Indica que la acción ya ha sido realizada.
  • Indica que debe realizarse una acción. Está disponible para realizarse.
  • Indica que en el futuro habrá que realizar una acción. Aún no está disponible.

Además, se pueden observar unos iconos para acceder a una función determinada:

  • . Al hacer clic, se podrá editar el documento que está cargado.
  • . Al hacer clic, se podrá visualizar el documento o contenido que está cargado.

Actividades a realizar en panel de control

Actividad 1: Intercambiar información

En el panel de control las empresas pueden intercambiar tanto los riesgos del centro de trabajo, como los riesgos de las actividades a realizar en dicho centro y pueden conocer el estado del flujo de información.

El proceso requiere realizar unos pasos secuenciales, que brevemente se pueden resumir en los siguientes:

  • La empresa principal o titular carga el documento R4 o Riesgos Generales al Centro de Trabajo.
  • La empresa principal o titular debe invitar a la empresa concurrente a iniciar el proceso de coordinación.
  • La empresa concurrente debe aceptar la invitación para empezar el proceso de coordinación.
  • La empresa concurrente debe acusar recibo del documento R4. Es decir, dejar constancia que lo ha recibido y lo ha consultado.
  • Si la empresa concurrente es una subcontrata de la actividad principal, deberá cargar el documento R6 o Acreditacin del cumplimiento de la normativa en Prevención de Riesgos Laborales.
  • La empresa principal o titular debe acusar recibo del R6 (éste último cuando corresponda).
  • La empresa concurrente carga el documento R1 o Riesgos específicos de las actividades que se desarrollarán en un centro de trabajo.
  • La empresa principal o titular y todas las empresas concurrentes del centro de trabajo, deberán acusar recibo.
  • La empresa principal o titular carga el documento R5 o Instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo.
  • Las empresas concurrentes, deben acusar recibo del documento R5.

Actividad 2: Invitar a una empresa subcontratada

Desde el panel de control, una empresa titular o principal puede invitar a otra empresa a participar en el proceso. Solo es necesario hacer clic en el icono “invitar”, seleccionar la empresa y elegir el tipo de relación, principal si es misma actividad o titular si es distinta actividad.

Esta empresa debe estar registrada previamente en PCAE.

Cuando se invita a una empresa, ésta recibirá una alerta en PCAE de invitación pendiente. Si la acepta, automáticamente aparecerá en el panel de control de la empresa que la ha invitado. Y ella misma verá el panel de control del centro de trabajo al que ha sido invitada.

Una empresa de nivel de subcontratación 1 puede invitar a otras empresas de distintos niveles en el centro de trabajo de la empresa principal o titular, mediante el mismo proceso anterior.

Para saber más acerca de los documentos se puede visualizar el siguiente video:

  • Los documentos que se coordinan. 2:04 min
    Los documentos que se coordinan.

Para saber más acerca del proceso de coordinación de actividades empresariales se puede visualizar el siguiente video:

  • El proceso de coordinación. 3:01 min
    El proceso de coordinación.

Una empresa principal o titular de un centro de trabajo dispone de la pestaña subcontratación, que es el espacio para personalizar la información y documentación que quiere solicitar a sus empresas subcontratadas que concurren en su centro de trabajo.

Si es la primera vez que se accede a esta pantalla, quizás pueda interesar visualizar los siguientes videos:

  • CAE / Coordinación / Subcontratación 1:49 min
    CAE / Coordinación / Subcontratación.

Actividades a realizar en subcontratación

Actividad 1: Consultar y editar los datos de una subcontrata

En el desplegable de la zona superior derecha de la pantalla, se podrá seleccionar la empresa subcontratada que se desea consultar. En el desplegable aparecerán automáticamente las empresas a las que se haya invitado y hayan aceptado.

Una vez seleccionada, se podrá editar la información concreta acerca de esa subcontratación.

Editar información acerca subcontratación

En la pestaña datos de subcontratación, se podrá consultar los datos de la empresa y de la subcontratación e incluso se podrá dar de baja, definitiva o temporalmente a dicha subcontrata.

Opción dar de baja. Se puede dar de baja a una empresa subcontratada, de forma definitiva o de forma temporal. De forma temporal significa que se podrá recuperarla automáticamente en la fecha que se indique.

Actividad 2: Definir y asignar la documentación obligatoria para una subcontrata

En la pestaña documentación obligatoria, se encontrarán todos los documentos que se han definido como obligatorios para ese centro de trabajo que está asignado en pantalla y que ahora se puede personalizar para la subcontrata que se ha marcado en el desplegable.

Los documentos que ya se han marcado como obligatorios para el centro de trabajo aparecen en pantalla. Para personalizar se debe hacer clic en modificar y se podrá ver el selector.

Gestión de documentación obligatoria. Es la empresa titular o principal la que determina la documentación obligatoria. Pero este proceso se hace en tres etapas: primero se determina a nivel de empresa, luego se personaliza para cada centro de trabajo y por último se personaliza, dentro de cada centro de trabajo, para cada empresa subcontrada.

Para añadir un documento adicional, se deberá pulsar la opción modificar. Entonces aparecerá el listado de documentos disponibles para el centro de trabajo y se deberá seleccionar el que se quiera añadir.

Gestión de documentación obligatoria. No es posible añadir un documento adicional a una subcontrata que no esté incluido como documentación obligatoria del centro de trabajo en cuestión y a su vez, que no esté incluido como documentación obligatoria como empresa.

Para eliminar un documento marcado como obligatorio para esa subcontrata, es necesario marcarlo y pulsar la opción histórico.

Avisos automáticos. Cualquiera de estas modificaciones serán reportadas automáticamente a la empresa subcontratada a través de dos mecanismos:

  • Alertas. Una alerta en documentos obligatorios sin cumplimentar en el caso que añadamos un documento obligatorio y la empresa no lo haya adjuntado.
  • Pestaña documentación obligatoria. Una modificación en el listado de documentos requeridos.

Esta pantalla está dedicada a dos documentos que intervienen en la Coordinación de Actividades Empresariales:

R2 o Modelo para comunicar accidentes. Generado por cualquier empresa en el que se comunica uno o varios accidentes a los empresarios concurrentes en un centro de trabajo.

R3 o Modelo para Registrar la Información a los Trabajadores. Generado por cualquier empresa en el que se registra la información que se realiza a los trabajadores sobre el centro de trabajo.

En este apartado, cualquier empresa podrá cargar, consultar, modificar y eliminar (enviando a histórico) estos documentos.

Otros registros

Esta pantalla la visualiza únicamente la empresa que actúa como subcontrata en el centro de trabajo seleccionado.

En esta pantalla se relaciona la documentación que la empresa titular o principal le requiere como documentación obligatoria.

Para gestionar dicha documentación es necesario acceder a la pestaña Resumen Documentación Obligatoria.

Esta pantalla sintetiza la documentación obligatoria que la empresa titular o principal ha marcado como obligatoria y que, por tanto, las empresas subcontratadas deben aportar.

La empresa titular o principal verá una matriz que estará formada por:

  • Las empresas que concurren en su centro de trabajo. Cada una de ellas aparece en una de las filas de la matriz.
  • Los documentos que ha marcado como obligatorio en el centro de trabajo. Cada uno de ellos será una columna de la matriz. Si se mantiene el cursor encima del nombre, aparecerá la descripción del mismo.

Descripción del mismo

En cada una de las celdas de la matriz aparece uno de estos iconos, que determina la condición del documento (y la empresa en cuestión):

Iconos documentos

  • Disponible: El documento ha sido cargado.
  • No disponible: El documento no ha sido cargado.
  • No requerido: El documento no ha sido requerido.
  • Aceptado: El documento ha sido revisado y aceptado.
  • Rechazado: El documento ha sido revisado y rechazado.
  • Caducado: El documento ha caducado.

De esta manera todas las empresas saben los documentos que deben aportar y la situación de los mismos.

Resumen documentación obligatoria. En el caso de una subcontrata, ésta únicamente verá una fila, la suya. Y en el caso de una empresa titular verá tantas filas como empresas subcontradas concurran en su centro de trabajo.

Actividades a realizar en resumen documentación obligatoria

En el caso de empresa principal o titular, se puede:

Actividad 1: Consultar y validar un documento

Desde esta pantalla se puede consultar un documento. Tan solo hace falta hacer clic en el icono

Icono consultar documento

Aparecerá una ventana flotante, si se hace clic en descargar documento acompañado del check azul, se abrirá la ventana de descarga.

Descargar documento

En la misma pantalla se podrá aceptar o rechazar el documento.

Si en cambio el perfil es de subcontrata, se podrá:

Actividad 1: Adjuntar un documento

Desde esta pantalla una empresa puede cargar un documento requerido. Aparecerá inicialmente como no disponible. Al hacer clic se podrá cargar. Para ello se dispone de dos opciones:

  • Opción 1: Vincular. El documento que solicitan ya se ha cargado previamente en PCAE y, por tanto, no hace falta cargarlo de nuevo sino vincularlo.
  • Opción 2: Añadir. 2: Añadir. Adjuntar un nuevo documento para cargarlo en PCAE.

Vincular un documento. Una empresa puede cargar una sola vez un documento que habitualmente se le solicita y, a partir de ese momento, no tener que cargarlo de nuevo sino vincularlo a éste. Para ello, el documento en cuestión se debe cargar en el apartado documentación privada de la ficha de empresa.

Actividad 2: Consultar un documento

Desde esta pantalla se puede acceder a un documento, solo es necesario hacer clic en los disponibles, aceptados, rechazados o caducados.

Modificar un documento. Estos documentos no se pueden modificar se debe esperar a que sea rechazado para que su estado cambie y se pueda entonces adjuntar el documento correcto.

En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el histórico.

En cualquiera de los apartados del PCAE aparece la pestaña de histórico donde se encuentran almacenados los documentos que han sido cargados y descartados.

Histórico de documentos

Actividades a realizar en históricos

Actividad 1: Enviar un documento a históricos

En todas las pantallas que gestionan documentos existe la posibilidad de enviar uno de ellos al apartado históricos. Tan solo se debe seleccionar el archivo en cuestión y hacer clic en la opción históricos. Aparecerá una pantalla de seguridad que pedirá la confirmación de la acción.

Actividad 2: Recuperar un documento del histórico

Todos los documentos que están en el histórico son consultables y por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

CAE / Descarga de documentos +

Para llevar a cabo la Coordinación de Actividades Empresariales es necesario el intercambio de documentación relacionada con los riesgos tanto del centro de trabajo como de las actividades que en él se realizan.

Como sabes, en este intercambio pueden intervenir numerosos protagonistas que emiten, comparten y consultan múltiples documentos.

Para facilitar la tarea de coordinación PCAE incorpora unos modelos determinados de documentos que los puedes utilizar en el sistema. La pantalla descarga de documentos te lista estos documentos.

Para acceder a cualquiera de esos modelos debes hacer un clic en Check descargar documentos

Descargar documentos

CENTROS TRABAJO / Centros de Trabajo +

El módulo CENTROS TRABAJO está reservado para que las empresas titulares o principales puedan definir los centros de trabajo en los que deben realizar la Coordinación de Actividades Empresariales con las empresas que vayan a concurrir o acceder a esos centros.

En el caso de ser una subcontrata, en este módulo se pueden ver los centros de trabajo de las empresas principales o titulares en las que se ha sido invitado a participar y asignar los trabajadores y maquinaria que se van a utilizar en sus centros. Y si se quiere utilizar PCAE con las propias subcontratas, se deberán crear centros de trabajo propios.

Así, se visualizarán tanto los centros de trabajo propios para trabajar con subcontratas, como los centros de trabajo ajenos en los que se realizan actividades.

Centros de trabajo propios para trabajar

Centros de trabajo propios y ajenos. Del listado de centros se puede fácilmente identificar los propios porque aparecen en fondo de color gris. En cambio los centros de trabajo ajenos en los que se concurre como invitado, aparecen en fondo de color azul.

Si es la primera vez que se accede a esta pantalla, quizás sea interesante visualizar los siguientes videos:

  • Guía de uso / Centros trabajo / Empresa principal 6:47 min
    Guía de uso / CENTROS TRABAJO / Centros trabajo / Empresa principal.
  • Guía de uso / Centros trabajo / Empresa subcontratada. 5:0 min
    Guía de uso / CENTROS TRABAJO / Centros trabajo / Empresa subcontratada.

La pantalla Centros de Trabajo continen cinco pestañas:

  • General: Para gestionar la información general del centro de trabajo y los datos de contacto.
  • Trabajadores: Para gestionar los trabajadores que realizarán actividades en el centro de trabajo y que por tanto, accederán al mismo.
  • Maquinaria: Para gestionar la maquinaria e instrumental que serán utilizados y que, por tanto, deberá acceder al centro de trabajo.
  • Documentación Obligatoria: En la que la empresa identifica la documentación que va a requerir como obligatoria para las subcontratas que vayan a realizar actividades en ese centro de trabajo.
  • Histórico: Es el almacén en el que se recopilan los documentos que ya no son de utilidad y han sido enviados como históricos.

Este apartado recoge la información general del centro de trabajo.

Es una ficha que contiene los datos descriptivos del centro y las personas y medios de contacto. Debe ser la empresa titular o principal quien incorpore los datos del centro de trabajo.

Si se accedes desde la opción nuevo, se verá únicamente la pestaña general. Una vez se guarden los datos aparecerán el resto de pestañas para complementar la información del centro.

General

Consideraciones importantes a tener en cuenta:

  • Nombre del centro de trabajo. En PCAE el nombre del centro de trabajo será la combinación final de los campos centro y zona (nombre del centro = centro - zona).
  • Correo electrónico de contacto. Este correo será el que aparecerá en el listado público de PCAE, pero no será el que va a recibir los correos electrónicos que PCAE genera automáticamente cuando hay cambios en el programa que le afecten. Los correos destinatarios de la mensajería instantánea de PCAE se gestionan en el apartado de configuración.
  • Casilla de construcción. Si se activa la celda correspondiente a construcción, aparecerán unos campos adicionales de información relacionados con la obra. Se debe activar cuando el centro de trabajo sea de construcción.

En la pestaña Trabajadores, las empresas principales o titulares pueden ver el personal que va a acceder a sus centros de trabajo, la información y documentación de cada uno de ellos y la posibilidad de validarlas o rechazarlas.

Por el contrario, las subcontratas pueden cargar y asignar sus trabajadores al centro de trabajo y ver si han sido aceptados o rechazados por la empresa principal.

Si se trata de una empresa titular o principal del centro de trabajo, se verá el listado de trabajadores que deben acudir al centro de trabajo y se podrán aceptar o rechazar.

Si se trata de una empresa subcontratada, se verá el listado de trabajadores se han cargado y asignado a ese centro de trabajo, y se podrá editar ese listado y cargar nuevos.

Si no se han asignado trabajadores, el listado estará vacio:

Listado vacio

Si ya se han asignado trabajadores al centro de trabajo, aparecerán listados:

Listado con registros

Actividades a realizar en trabajadores

Actividad 1: Validar un trabajador. (Opción habilitada para empresa titular o principal)

Se deberá seleccionar al trabajador en el listado y hacer clic en la opción Documentación para validar y aparecerá una ventana de validación del trabajador en el centro de trabajo. Para validar deberá seleccionar una de las tres opciones disponibles en el desplegable pPermiso: no evaluado, aceptado o rechazado.

En el caso de rechazar un trabajador, es importante comunicar los motivos.

Actividad 2: Añadir un trabajador.

Basta con hacer clic en Nuevo y aparecerá una ventana para cargar el trabajador a partir de un listado. Los campos complementarios son importantes para el control de la caducidad.

Actividad 3: Consultar un trabajador.

Se deberá seleccionar el trabajador en el listado y hacer clic en consultar y aparecerá una ventana para consultar la ficha de ese trabajador y los datos de su asignación al centro.

Actividad 4: Modificar un trabajador.

Se deberá seleccionar el trabajador y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar la ficha de ese trabajador para su edición. Esta opción solo está disponible para trabajadores propios.

Actividad 5: Enviar un trabajador a Histórico.

Se deberá hacer un clic en el trabajador correspondiente y seleccionar Histórico y aparecerá una ventana para confirmar la acción. Esta opción solo la puede realizar la empresa que ha contratado a ese trabajador.

En la pestaña Maquinaria las empresas principales o titulares pueden ver las máquinas y herramientas que van a acceder a sus centros de trabajo, la información y documentación de cada una de ellas y la posibilidad de validarlas o rechazarlas.

Por el contrario, las subcontratas pueden cargar y asignar sus máquinas al centro de trabajo y ver si han sido aceptadas o rechazadas por la empresa principal.

Si se trata de una empresa titular o principal del centro de trabajo, se verá el listado de maquinaria que debe acceder al centro de trabajo y se podrá aceptar o rechazar.

Si se trata de una empresa subcontratada, se verá el listado de maquinaria que se ha cargado y asignado a ese centro de trabajo, y se podrá editar ese listado y cargar nueva.

Si no se ha asignado maquinaria, el listado estará vacio:

Listado sin contenido de maquinaria

Si ya se han asignado máquinas e instrumentos al centro de trabajo, aparecerán listados:

Listado con contenido de maquinaria

Actividades a realizar en Maquinaria

Actividad 1: Validar una máquina. (opción habilitada para empresa titular o principal)

Se deberá seleccionar la máquina en el listado y hacer clic en la opción Documentación para validar y aparecerá una ventana de validación de la máquina en el centro de trabajo. Para validar, se deberá seleccionar una de las tres opciones disponibles en el desplegable Permiso: no evaludado, aceptado o rechazado.

En el caso de rechazar una maquinaria, es importante comunicar los motivos.

Actividad 2: Añadir una máquina.

Se deberá hacer clic en nuevo y aparecerá una ventana para cargar la máquina a partir de un listado. Los campos complementarios son importantes para el control de la caducidad.

Actividad 3: Consultar una máquina.

Se deberá seleccionar la máquina en el listado y hacer clic en consultar y aparecerá una ventana para consultar la ficha de esa máquina y los datos de su asignación al centro.

Actividad 4: Modificar una máquina.

Se deberá seleccionar la máquina y hacer clic en modificar y aparecerá una ventana para consultar la ficha de esa máquina para su edición. Esta opción solo está disponible para la maquinaria propia.

Actividad 5: Enviar una máquina a Histórico.

Se deberá hacer clic en la máquina correspondiente y seleccionar Histórico y aparecerá una ventana para confirmar la acción. Esta opción solo la puede realizar la empresa que ha cargado dicha máquina.

La empresa que va actuar en PCAE como titular o principal debe identificar la documentación que va a requerir, con carácter obligatorio, a cualquier empresa subcontratada que vaya a acceder a un centro de trabajo en concreto.

En este caso, desde esta pestaña se trabajará el segundo nivel de identificación de la documentación obligatoria. Es decir, del conjunto de documentación obligatoria que se pide como empresa, puede personalizar aquella que va a exigir en el centro de trabajo que se ha seleccionado.

Para saber más acerca de cómo definir la documentación obligatoria a las subcontratas, se puede consultar el siguiente video:

  • La documentación obligatoria en PCAE. 3:08 min
    La documentación obligatoria en PCAE.

Para más información acerca del funcionamiento de esta pantalla, se puede consultar el siguiente video:

  • Guía de uso / CENTROS TRABAJO / Centros_trabajo / Documentación obligatoria. 3:08 min
    Guía de uso / CENTROS TRABAJO / Centros_trabajo / Documentación obligatoria.

En este caso, como empresa principal o titular, se puede seleccionar del listado ya definido previamente en el módulo Empresa, la documentación que se va a requerir a todas las empresas subcontratadas que concurran en el centro de trabajo seleccionado.

Listado del módulo Empresa

Para construir el listado de documentos a solicitar a cualquier empresa subcontratada que acceda al centro de trabajo que se has seleccionado, se deberá hacer clic en Modificar. Entonces se seleccionarán las celdas de los documentos se quieran requerir. El listado base, es el conjunto de documentos que se reclaman como empresa.

Listado base en el conjunto de documentos

Actividades a realizar en Documentación Obligatoria

Actividad 1: Modificar la lista de documentos

Se deberá hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para activar o desactivar los documentos que se desee del listado total de documentos. El listado completo se ha generado en el módulo EMPRESA y son los documentos que la empresa desea solicitar a cualquier empresa subcontratada independientemente del centro al que deba acceder.

En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el Histórico.

En cualquiera de los apartados del PCAE, aparece la pestaña de Histórico, donde se encuentran almacenados los documentos que han sido cargados y descartados.

Documentos cargados histórico

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Enviar un documento a Históricos

En todas las pantallas que gestionan documentos existe la posibilidad de enviar uno de ellos al apartado históricos. Tan solo se deberá seleccionar el archivo en cuestión y hacer clic en la opción históricos. Aparecerá una pantalla de seguridad que pedirá la confirmación de la acción.

Actividad 2: Recuperar un documento del histórico

Todos los documentos que están en el Histórico son consultables y, por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

CENTROS TRABAJO / Maquinaria / Empresas ALTA +

El apartado Maquinaria > Empresas ALTA contiene una relación de las máquinas y herramientas asignadas por las empresas subcontratadas que concurren en un determinado centro de trabajo.

Si se trata de una empresa principal o titular, se podrá ver el listado de la maquinaria que han asignado las empresas que tienes subcontratadas y que están accediendo a tu centro de trabajo.

Si se trata de una empresa subcontratada, se podrá ver el listado de la maquinaria que se ha asignado a ese centro de trabajo.

Listado maquinaria

Para cada uno de esos dispositivos y máquinas se puede ver el número de documentos que tiene asignados como parte de su documentación.

CENTROS TRABAJO / Maquinaria / Empresas BAJA +

El apartado Maquinaria > Empresas BAJA contiene una relación de la maquinaria que fue asignada por las empresas subcontratadas que concurrieron en un determinado centro de trabajo y que actualmente han sido determinadas como baja.

Si se trata de una empresa principal o titular, se podrá ver el listado de maquinaria que fue asignado por las empresas que tuviste subcontratadas y que accedieron a tu centro de trabajo.

Si se trata de una empresa subcontratada, se podrá ver el listado de maquinaria que se asignó a ese centro de trabajo.

Listado maquinaria

Para cada una de estas máquinas e herramientas se podrá ver el número de documentos que tuvieron asignados como parte de la documentación.

CENTROS TRABAJO / Trabajadores / Empresas ALTA +

El apartado Trabajadores > Empresas ALTA contiene una relación de los trabajadores asignados por las empresas subcontratadas que concurren en un determinado centro de trabajo.

Si se accede como empresa principal o titular, se podrá ver el listado de los trabajadores que han asignado las empresas que tienes subcontratadas y que están accediendo a tu centro de trabajo.

Si se accede como empresa subcontratada, se podrá ver el listado de los trabajadores que se ha asignado a ese centro de trabajo.

Listado trabajadores

Para cada trabajador se podrá ver el número de documentos que tiene asignados como parte de la documentación.

CENTROS TRABAJO / Trabajadores / Empresas BAJA +

El apartado Trabajadores > Empresas BAJA contiene una relación de los trabajadores que fueron asignados por las empresas subcontratadas que concurrieron en un determinado centro de trabajo y que actualmente han sido determinadas como baja.

Si se accede como empresa principal o titular, se podrá ver el listado de los trabajadores que fueron asignados por las empresas que tuviste subcontratadas y que accedieron a tu centro de trabajo.

Si se accede como empresa subcontratada, se podrá ver el listado de los trabajadores asignados a ese centro de trabajo.

Listado trabajadores

Para cada trabajador se podrá ver el número de documentos que tuvieron asignados como parte de su documentación.

HISTÓRICOS / Centros de trabajo +

El módulo HISTÓRICOS muestra la recopilación de los documentos que se han determinado como históricos, es decir, no actuales o vigentes. En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el histórico.

Uno de los apartados, Centros de Trabajo, muestra la documentación de un centro de trabajo que ha sido determinada como histórica, es decir, no vigente.

Historico centros de trabajo

Para más información, puede ser de utilidad el siguiente video:

Guía de uso / HISTÓRICOS. 2:06 min
Guía de uso / HISTÓRICOS.

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Recuperar un documento del histórico

Todos los documentos que están en el histórico son consultables y, por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

Para consultar el documento se debe hacer clic en el símbolo de color azul junto al nombre del archivo.

Documentos consultables

Dar de baja un centro de trabajo. En PCAE no es posible determinar un centro de trabajo como histórico. Para ello, es necesario darlo de baja a través del módulo CENTROS TRABAJO y el apartado Centros de Trabajo.

HISTÓRICOS / Empresa +

El módulo HISTÓRICOS muestra la recopilación de los documentos que se han determinado como históricos, es decir, no actuales o vigentes. En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el histórico.

Uno de los apartados, Empresa, muestra la documentación de la empresa que ha sido determinada como histórica, es decir, no vigente.

Historico empresa

Para más información, puede ser de utilidad el siguiente video:

Guía de uso / HISTÓRICOS. 2:06 min
Guía de uso / HISTÓRICOS.

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Recuperar un documento del histórico

Todos los documentos que están en el histórico son consultables y, por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

Para consultar el documento, se debe hacer clic en el símbolo de color azul junto al nombre del archivo.

Documentos consultables

Dar de baja una empresa. En PCAE no es posible determinar una empresa como histórico. Es posible dar de baja una empresa subcontratada en uno de los centros de trabajo. Para ello, se debe modificar la fecha de baja en la pestaña 'Subcontratación' del módulo CAE, o bien utilizar el botón Dar de baja.

HISTÓRICOS / Maquinaria +

El módulo HISTÓRICOS muestra la recopilación de los documentos que se han determinado como históricos, es decir, no actuales o vigentes. En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el histórico.

Uno de los apartados, Maquinaria, muestra la documentación de la maquinaria que ha sido determinada como histórica, es decir, no vigente.

Historico maquinaria

Para más información, puede ser de utilidad el siguiente video:

Guía de uso / HISTÓRICOS. 2:06 min
Guía de uso / HISTÓRICOS.

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Recuperar un documento del histórico

Todos los documentos que están en el histórico son consultables y, por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

Para consultar el documento se debe hacer clic en el símbolo de color azul junto al nombre del archivo.

Documentos consultables

Dar de baja una maquinaria. En PCAE no es posible determinar una máquina como histórico. Para ello es necesario darla de baja a través del módulo EMPRESA y el apartado Maquinaria. Ver actividad número 3: Dar de baja una maquinaria.

HISTÓRICOS / Trabajadores +

El módulo HISTÓRICOS muestra la recopilación de los documentos que se han determinado como históricos, es decir, no actuales o vigentes. En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el histórico.

Uno de los apartados, 'Trabajadores', muestra la documentación de los trabajadores que ha sido determinada como histórica, es decir, no vigente.

Historico trabajadores

Para más información, puede ser de utilidad el siguiente video:

Guía de uso / HISTÓRICOS. 2:06 min
Guía de uso / HISTÓRICOS.

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Recuperar un documento del histórico

Todos los documentos que están en el histórico son consultables, y por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Para ello, habrá que cargarlos de nuevo.

Para consultar el documento, se debe hacer clic en el símbolo de color azul junto al nombre del archivo.

Documentos consultables

Dar de baja un trabajador. En PCAE no es posible determinar un trabajador como histórico. Para ello es necesario darlo de baja a través del módulo EMPRESA y el apartado Trabajadores. Ver actividad número 3: Dar de baja un trabajador.

EMPRESA / Ficha de empresa +

El módulo EMPRESA está reservado para que las empresas usuarias de PCAE puedan gestionar sus datos y los requerimientos que quieran fijar para la Coordinación de Actividades Empresariales.

La ficha de empresa está dividida en seis pestañas.

Ficha de empresa pestaña

Ficha de empresa pestaña

Centros de trabajo propios y ajenos. Del listado de centros se puede fácilmente identificar los propios porque aparecen en fondo de color gris. En cambio los centros de trabajo ajenos en los que se concurre como invitado aparecen en fondo de color azul.

  • General: Para gestionar la información de registro y datos de contacto.
  • Documentación Pública: Para gestionar la documentación que aparecerá en el directorio público de PCAE.
  • Documentación Privada: Para gestionar los documentos que generalmente se va a requerir frecuentemente y de esta manera tan solo se carga una vez en el sistema.
  • Ámbito: Para indicar los ámbitos territoriales en los que la empresa tiene actividad y que aparecerán en el directorio público del PCAE.
  • Documentación Obligatoria: En la que la empresa identifica la documentación que va a requerir como obligatoria para las subcontratas que vayan a realizar actividades en su centro de trabajo.
  • Histórico: Es el almacén en el que se recopilan los documentos que ya no son de utilidad y han sido enviados como históricos.

Información pública. Estos apartados son de carácter público y aparecen en el directorio de PCAE. Este directorio es útil para que cualquier empresa pueda identificar posibles subcontratas para realizar actividades en su centro de trabajo.

Este apartado recoge los datos que se han introducido en el proceso de registro en PCAE. Además podrás añadir con otros datos este perfil.

Cabe resaltar que hay algunos campos específicos para registrar:

  • Si la actividad de la empresa es la construcción.
  • Si eres autónomo.

En estos casos, se activan otros campos que hay que rellenar en este caso.

Campos de ficha de empresa

PCAE contiene un directorio de carácter público para todas las empresas registradas. En este directorio se muestran los datos de la ficha general de empresa, el ámbito de actuación y los documentos que la empresa haya anexado en esta pestaña Documentación Pública.

Para más información, se puede consultar el siguiente video:

  • Guía de uso / Empresa / Ficha de Empresa / Documentación Pública. 4:43 min
    Guía de uso / Empresa / Ficha de Empresa / Documentación Pública.

Si es la primera vez que se accede a esta pantalla, el listado estará vacio:

Listado vacio

Actividades a realizar en Documentación Pública

Actividad 1: Cargar un documento.

Basta con hacer clic en Nuevo y aparecerá una ventana para cargar un documento o asignar un documento a una empresa. Los campos complementarios son importantes para el control de la caducidad.

Actividad 2: Consultar un documento.

Es necesario seleccionar el documento y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Es necesario seleccionar el documento y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello debe enviar dicho documento a histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Deberá hacer clic en el documento para seleccionarlo y hacer clic en histórico. Entonces aparecerá una ventana para confirmar la acción.

En el uso de PCAE y la Coordinación de las Actividades Empresariales, las empresas subcontratadas deberán aportar la documentación que les requieran las empresas titulares o principales.

A menudo esta documentación puede ser la misma, por ejemplo un Certificado de la AEAT confirmando que la empresa está al corriente de pagos.

Para no tener que cargar reiteradamente este tipo de documentos, las empresas pueden cargarlos una sola vez en esta pantalla Documentación Privada. De esta manera, en cada ocasión que se solicite este documento, en lugar de cargarlo se podrá vincular a uno que ya está cargado en esta pantalla.

Para más información, se puede consultar el siguiente video:

  • Guía de uso / Empresa / Ficha de Empresa / Documentación Privada. 7:01 min
    Guía de uso / Empresa / Ficha de Empresa / Documentación Pública y Privada.-->

Ficha de empresa documentación privada

Actividades a realizar en Documentación Privada

Actividad 1: Cargar un documento.

Basta con hacer clic en Nuevo y aparecerá una ventana para cargar un documento o asignar un documento a una empresa. Los campos complementarios son importantes para el control de la caducidad.

Actividad 2: Consultar un documento.

Es necesario seleccionar el documento y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Es necesario seleccionar el documento, hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello se debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Deberá hacer un clic en el documento para seleccionarlo y hacer clic en Histórico. Entonces aparecerá una ventana para confirmar la acción.

PCAE contiene un directorio de carácter público para todas las empresas registradas. En este directorio se muestran los datos de la ficha general de empresa, los documentos que se hayan cargado en Documentación Pública y el Ambito de actuación.

En esta pantalla se pueden activar y modificar los ámbitos de actuación.

Si es la primera vez que se accede a esta pantalla, el listado estará vacio:

Ficha de empresa, ámbito

Actividades a realizar en Ambito

Actividad 1: Seleccionar un nuevo ámbito.

Basta con hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana con los ámbitos disponibles. Es necesario hacer clic en la celda de cada ámbito que se quiera activar y seleccionar la opción guardar. Una vez grabado, se debe cerrar la ventana.

Actividad 2: Modificar los ámbitos seleccionados.

Basta con hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana con los ámbitos seleccionados y los disponibles. Es necesario hacer clic en la celda de cada ámbito que se quiera mantener activo y seleccionar la opción guardar. Una vez grabado, se debe cerrar la ventana.

La empresa que va a actuar en PCAE como titular o principal debe identificar la documentación que va a requerir, con carácter obligatorio, a cualquier empresa subcontratada que vaya a acceder a un centro de trabajo en concreto.

Se trata del primer nivel de identificación de la documentación obligatoria que se va a exigir a las empresas subcontratadas.

Para saber más acerca de cómo definir la documentación obligatoria a las subcontratas, se puede consultar el siguiente video:

  • La documentación obligatoria en PCAE. 3:08 min
    La documentación obligatoria en PCAE.

Para más información acerca del funcionamiento de esta pantalla, se puede consultar el siguiente video:

  • Guía de uso / Empresa / Ficha de Empresa / Documentación Obligatoria.. 3:08 min
    Guía de uso / Empresa / Ficha de Empresa / Documentación Obligatoria.

En este caso, como empresa se puede definir la documentación que se va a requerir a todas las empresas subcontratadas, después se podrá personalizar para cada centro de trabajo y finalmente, para cada uno de estos centros, se deberá hacer una asignación para cada una de las empresas que accedan a ese centro.

Documentación obligatoria

Esta pantalla muestra los documentos que actualmente se están solicitando como empresa titular o principal. Por tanto, la primera vez que se acceda la pantalla estará vacía, pendiente de que se cargue.

Actividades a realizar en Documentación Obligatoria

Actividad 1: Cargar un documento nuevo (propio).

Basta con hacer clic en Nuevo y aparecerá una ventana para cargar un documento o asignar un documento requerido a una empresa. Los campos complementarios son importantes para el control de la caducidad.

Documento parametrizado o modelo. En PCAE se puede indicar como documentación obligatoria un tipo de documento determinado, por ejemplo, un tipo de certificado que emite una entidad concreta. Para ello, basta con parametrizarlo o definirlo. Por tanto, no se deberá cargar ningún archivo, solo rellenar los campos de descripción.

Pero por otro lado, se puede cargar un archivo que contenga un modelo determinado para un tipo de documento, exigiendo de esta manera que se utilice ese modelo para cargar la información.

Actividad 2: Cargar un documento nuevo (plantilla).

Basta con hacer clic en Plantilla y aparecerá una ventana con la propuesta de documentos que PCAE propone como modelo o plantilla. Se puede seleccionar el que desees y al guardar ya aparecerá como documento obligatorio.

Actividad 3: Consultar un documento.

Es necesario seleccionar el documento y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 4: Modificar un documento.

Es necesario seleccionar el documento y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello se debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 5: Enviar un documento a Histórico.

Se debe hacer un clic en el documento para seleccionarlo y hacer clic en Histórico. Entonces aparecerá una ventana para confirmar la acción.

Estado de un documento. Un documento puede mostrar un estado activo o no activo. Si está considerado activo significa que se está requiriendo como documento obligatorio; si está considerado no activo, no se estará requiriendo. Los documentos no activos puede volver a activarse con la opción Modificar.

En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el Histórico.

En cualquiera de los apartados de PCAE aparece la pestaña de Histórico, donde se encuentran almacenados los documentos que han sido cargados y descartados.

Histórico de documentos

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Enviar un documento a Históricos

En todas las pantallas que gestionan documentos existe la posibilidad de enviar uno de ellos al apartado Históricos. Tan solo se debe seleccionar el archivo en cuestión y hacer clic en la opción Históricos. Aparecerá una pantalla de seguridad que pedirá la confirmación de la acción.

Actividad 2: Recuperar un documento del histórico

Todos los documentos que están en el Histórico son consultables, y por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

EMPRESA / Maquinaria +

En este apartado la empresa puede registrar en el sistema la maquinaria que va a utilizar en los centros de trabajo. Por tanto es un apartado de especial interés para las empresas que actúan como subcontratas para asignar las máquinas y herramientas, con su documentación, a los centros de trabajo a los que acudirán.

La gestión de la información de la maquinaria en PCAE se realiza en diferentes etapas. Para más información se puede consultar estos videos:

  • La gestión de la información de la maquinaria en PCAE. 2:45 min
    La gestión de la información de la maquinaria en PCAE.
  • La gestión de la documentación de la maquinaria en PCAE. 3:00 min
    La gestión de la documentación de la maquinaria en PCAE.
  • Si es la primera vez que se accede a esta pantalla, aparecerá vacía ya que no se ha cargado ninguna máquina o herramienta en el sistema.

    Maquinas no añadidas

  • Si ya se ha cargado alguna maquinaria al sistema, la pantalla mostrará las máquinas y herramientas añadidas en PCAE.

    Maquinas añadidas

Actividades a realizar en maquinaria

Actividad 1: Añadir una nueva máquina

Se debe hacer clic en la opción Nuevo, y aparecerá una ficha denominada General en la que se deberán incorporar los datos relacionados con la máquina referida.

Si se hace clic en guardar, podrá observar que a la pestaña general se le han añadido otras. En concreto:

  • Centros: permite la asignación de esa máquina a un centro de trabajo determinado.
  • Documentación: permite cargar la documentación pertinente de esa máquina.
  • Histórico: permite almacenar los documentos que se han descartado previamente y, por tanto, se almacenan como históricos.

El proceso recomendado es:

  • Primero. Cargar la información general de la máquina.
  • Segundo. Definir y cargar la documentación de la máquina en Documentación.
  • Tercero. Asignarla al centro de trabajo.
  • Cuarto. Una vez asignada a un centro de trabajo, la empresa titular o principal deberá validar esa maquinaria, y por tanto el conjunto de datos asignados a ella.

Documentación de la maquinaria. Una vez identificada una máquina en la pestaña General, se asignará la documentación que caracteriza esa máquina. Esta documentación es única para esa máquina, no se puede variar según el centro de trabajo donde esté. Por tanto, existe una asignación directa entre la máquina y su documentación.

Actividad 2: Consultar y modificar datos de una máquina

Se debe seleccionar la máquina en el listado inicial y clicar la opción correspondiente: consultar o modificar, y entonces aparecerá la ficha. En el primer caso podrás consultar esa información y en el segundo caso podrás modificarla.

Actividad 3: Dar de baja los datos de una máquina

Se debe seleccionar la máquina en el listado inicial y clicar la opción histórico, y entonces aparecerá una ventana para solicitar la confirmación del proceso. Si confirmas, los datos se trasladarán al apartado Históricos.

Esta pestaña permite la introducción y edición de los datos de cada uno de los instrumentos o máquinas.

Edición de los datos de máquinas

En el proceso de carga de documentación de una máquina, el último paso es el de su asignación a un centro de trabajo, que se realiza en esta pestaña.

Si la máquina no está asignada a ningún centro, la pantalla aparecerá sin ningún registro como muestra la siguiente imagen:

Para asignarlo a un centro de trabajo es necesario hacer clic en la opción Nuevo, que permitirá acceder a la pantalla de asignación donde aparecerán todos los centros de trabajo que la empresa ha cargado como propios o los centros de trabajo a los que se ha invitado como subcontrata.

Asignación de centros

Cada máquina o herramienta en PCAE dispone de una pestaña para incorporar la documentación relevante relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales.

La pestaña Documentación permitirá la carga y edición de la documentación que debe acompañar a la máquina o herramienta.

Documentación de las máquinas

Actividades a realizar en Documentación

Añadir un nuevo documento

Se deberá hacer clic en la opción Nuevo, y entonces aparecerá una ventana denominada Asignación de documento a maquinaria” en la que deberás incorporar los datos relacionados con la documentación que se quiera cargar.

Actividad 2: Consultar un documento.

Se deberá seleccionar el documento, y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Se deberá seleccionar el documento, y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello, se debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Se deberá hacer un clic en el documento para correspondiente, hacer cliic en histórico, y aparecerá una ventana para confirmar la acción.

En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el Histórico.

En cualquiera de los apartados de PCAE aparece la pestaña de Histórico, en la que se encuentran almacenados los documentos que han sido cargados y descartados.

Pestaña Histórico

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Enviar un documento a Históricos

En todas las pantallas que gestionan documentos existe la posibilidad de enviar uno de ellos al apartado Históricos. Se deberá seleccionar el archivo en cuestión y hacer clic en la opción Históricos. Aparecerá una pantalla de seguridad que pedirá la confirmación de la acción.

Actividad 2: Recuperar un documento del Histórico

Todos los documentos que están en el Histórico son consultables y, por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

EMPRESA / Trabajadores +

En este apartado la empresa puede registrar a sus trabajadores en el sistema y cargar su documentación. Es un apartado de especial interés para las empresas que actúan como subcontratas, ya que podrán asignar sus trabajadores a los centros de trabajo a los que acudirán.

La gestión de la información de los trabajadores en PCAE se realiza en diferentes etapas, para más información se puede consultar estos videos:

  • La gestión de la información de trabajadores en PCAE. 3:00 min
    La gestión de la información de trabajadores en PCAE.
  • La gestión de la documentación de trabajadores en PCAE. 4:29 min
    La gestión de la documentación de trabajadores en PCAE.
  • Si es la primera vez que se accedes a esta pantalla, aparecerá vacía ya que no se han cargado trabajadores en el sistema.

    Trabajadores no añadidos

  • Si ya se han cargado trabajadores en el sistema, la pantalla mostrará los trabajadores añadidos en PCAE.

    Trabajadores añadidos

Actividades a realizar en Trabajadores

Actividad 1: Añadir un nuevo trabajador

Se debe hacer clic en la opción Nuevo, y aparecerá una ficha denominada general en la que se deberá incorporar los datos relacionados con la persona referida.

Si se hace clic guardar, sé podrá observar que a la pestaña General se le han añadido otras. En concreto:

  • Centros: Permite la asignación de esa persona a un centro de trabajo determinado.
  • Formación: Permite cargar los certificados y titulaciones pertinentes de esa persona.
  • Información: Permite cargar los documentos de información proporcionados al trabajador.
  • EPIS: Permite cargar los documentos que relacionan los Equipos de Protección Individual que se han proporcionado al trabajador.
  • Vigilancia salud: Permite cargar los certificados médicos que facultan como apto al trabajador en su actividad.
  • Otros registros: Permite cargar otros documentos necesarios.
  • Histórico: Permite se almacenan los documentos que se han descartado previamente y por tanto, almacenan como históricos.

El proceso recomendado es:

  • Primero. Cargar la información general del trabajador.
  • Segundo. Definir y cargar la documentación del trabajador (Formación, Información, EPIS, Vigilancia salud, Otros registros).
  • Tercero. Asignarlo al centro de trabajo.
  • Cuarto. Una vez asignado a un centro de trabajo, la empresa titular o principal deberá validar ese trabajador.

Documentación del trabajador. Una vez identificado un trabajador en la pestaña General y guardada, se asignará la documentación que caracteriza a ese trabajador. Esta documentación es única para el trabajador, no se puede variar según el centro de trabajo al que acuda. Por tanto, existe una asignación directa entre el trabajador y su documentación.

Actividad 2: Consultar y modificar datos de un trabajador

Se debe seleccionar el trabajador en el listado inicial y hacer clic en la opción correspondiente: Consultar o Modificar, y entonces aparecerá la ficha de esa persona. En el primer caso sé se podrá consultar esa información y en el segundo caso sé podrá modificarla.

Actividad 3: Dar de baja los datos de un trabajador

Se debe seleccionar el trabajador en el listado inicial y hacer clic en la opción histórico, y entonces aparecerá una ventana para solicitar la confirmación del proceso. Si se confirma, los datos del trabajador se trasladarán al apartado Históricos.

Esta pestaña permite la introducción y edición de los datos de cada uno de los trabajadores.

Trabajadores edición

Trabajadores edición

En el proceso de carga de documentación de un trabajador, el último paso es el de su asignación a un centro de trabajo, que se realiza en esta pestaña.

Si el trabajador no está asignado a ningún centro, la pantalla aparecerá sin ningún registro, como muestra la siguiente imagen:

Asignación a centros

Para asignarlo a un centro de trabajo es necesario hacer clic en la opción Nuevo, que permitirá acceder a la pantalla de asignación donde aparecerán todos los centros de trabajo que la empresa ha cargado como propios o los centros de trabajo a los que se ha invitado a la empresa.

Opción nuevo, asignación a centros

Cada trabajador en PCAE dispone de un conjunto de pestañas específicas para incorporar la información y documentación relevante relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales.

La pestaña Formación permitirá la carga y edición de la documentación que acredita determinados niveles de formación del trabajador.

Formación de los trabajadores

Actividades a realizar en Formación

Añadir un nuevo documento

Se deberá hacer clic en la opción Nuevo, y aparecerá una ventana denominada Asignación de documento a un trabajador, en la que se deberán incorporar los datos relacionados con la formación de esa persona.

Actividad 2: Consultar un documento.

Se deberá seleccionar el documento y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana, para consultar un documento, que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Se deberá seleccionar el documento y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana, para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello se debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Se deberá hacer un clic en el documento para seleccionarlo, hacer clic en Histórico, y aparecerá una ventana para confirmar la acción.

Cada trabajador en PCAE dispone de un conjunto de pestañas específicas para incorporar la información y documentación relevante relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales.

La pestaña Información permitirá la carga y edición de la documentación que acredita la información que se ha proporcionado al trabajador.

Información de los trabajadores

Actividades a realizar en Información

Añadir un nuevo documento

Se deberá hacer clic en la opción Nuevo, y aparecerá una ventana denominada Asignación de documento a un trabajador en la que se deberán incorporar los datos relacionados con información proporcionada a esa persona.

Actividad 2: Consultar un documento.

Se deberá seleccionar el documento y hacer clic en Consultar, y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Se deberá seleccionar el documento y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana, para consultar un documento, que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello, se debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Se deberá hacer un clic en el documento para seleccionarlo, hacer clic en Histórico, y aparecerá una ventana para confirmar la acción.

Cada trabajador en PCAE dispone de un conjunto de pestañas específicas para incorporar la información y documentación relevante relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales.

La pestaña EPIS permitirá la carga y edición de la documentación que acredita los Equipos de Protección Individual, que se han proporcionado al trabajador.

Información relevante relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales

Actividades a realizar en EPIS

Añadir un nuevo documento

Se deberá hacer clic en la opción Nuevo, y aparecerá una ventana denominada Asignación de documento a un trabajador en la que se deberán incorporar los datos relacionados al EPI proporcionado a esa persona.

Actividad 2: Consultar un documento.

Se deberá seleccionar el documento y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Se deberá seleccionar el documento y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello, debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Se deberá hacer un clic en el documento para correspondiente, hacer clic en Histórico y aparecerá una ventana para confirmar la acción.

Cada trabajador en PCAE dispone de un conjunto de pestañas específicas para incorporar la información y documentación relevante relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales.

La pestaña Vigilancia salud permite la carga y edición de la documentación que acredita los certificados médicos del trabajador que le hacen apto para llevar a cabo su actividad.

Vingilancia de la salud

Actividades a realizar en Vigilancia salud

Añadir un nuevo documento

Se deberá hacer clic en la opción Nuevo, y aparecerá una ventana denominada Asignación de documento a un trabajador en la que se deberán incorporar los datos relacionados a las certificaciones médicas de esa persona.

Actividad 2: Consultar un documento.

Se deberá seleccionar el documento, y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Se deberá seleccionar el documento, y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello, se debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Se deberá hacer un clic en el documento para seleccionarlo, hacer clic en Histórico, y aparecerá una ventana para confirmar la acción.

Cada trabajador en PCAE dispone de un conjunto de pestañas específicas para incorporar la información y documentación relevante relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales.

La pestaña Otros registros permite la carga y edición de otro tipo de documentación relacionada con el trabajador y pertinente en la Prevención de Riesgos Laborales.

Listado de otros registros

Actividades a realizar en Otros registros

Añadir un nuevo documento

Se deberá hacer clic en la opción Nuevo, y aparecerá una ventana denominada Asignación de documento a un trabajador en la que se deberán incorporar los datos relacionados a las certificaciones médicas de esa persona.

Actividad 2: Consultar un documento.

Se deberá seleccionar el documento, y hacer clic en Consultar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento y el enlace para su descarga:

Descarga documento

Actividad 3: Modificar un documento.

Se deberá seleccionar el documento, y hacer clic en Modificar y aparecerá una ventana para consultar un documento que mostrará los campos complementarios del documento para su edición.

No es posible eliminar el archivo adjunto ni sustituirlo. Para ello, se debe enviar dicho documento a Histórico y cargar un nuevo documento.

Actividad 4: Enviar un documento a Histórico.

Se deberá hacer un clic en el documento para seleccionarlo, hacer clic en Histórico, y aparecerá una ventana para confirmar la acción.

En PCAE no se elimina ningún documento, se almacena en el Histórico.

En cualquiera de los apartados del PCAE aparece la pestaña de Histórico donde se encuentran almacenados los documentos que han sido cargados y descartados.

Histórico de documentos

Actividades a realizar en Históricos

Actividad 1: Enviar un documento a Históricos

En todas las pantallas que gestionan documentos existe la posibilidad de enviar uno de ellos al apartado Históricos. Se deberá seleccionar el archivo en cuestión y hacer clic en la opción Históricos. Aparecerá una pantalla de seguridad que pedirá la confirmación de la acción.

Actividad 2: Recuperar un documento del Histórico

Todos los documentos que están en el Histórico son consultables y, por tanto, descargables en local. Pero no se pueden restaurar en el sistema directamente. Habrá que cargarlos de nuevo.

ALERTAS +

El programa PCAE dispone de un servicio de alertas que te ayudará a detectar con facilidad situaciones que debes resolver dentro del sistema o notificaciones que tienes pendientes de responder.

Servicio de alertas

Las alertas de PCAE pueden ser:

  • Invitaciones pendientes. Las empresas pueden recibir invitaciones de otras empresas para iniciar un proceso de Coordinación de Actividades Empresariales. Si recibes una alerta de este tipo significa que una empresa te está invitando a participar en dicho proceso.

    Cuando tengas una alerta en este apartado, debes pulsar para acceder a la relación de alertas y si quieres aceptar una invitación, selecciónala y pulsa en Aceptar.

  • Reincorporaciones pendientes. Una empresa titular puede dar de baja temporalmente a una empresa subcontratada. En este proceso, habrá introducido una fecha concreta en la que volverá a activarse dicha empresa.

    Cuando tengas una alerta en este apartado, debes pulsar para acceder a la relación de alertas y, si quieres acceder a la pantalla que corresponde, selecciona la alerta y pulsa en Modificar.

  • Documentos con caducidad inferior a 15 días. Se trata de una alerta que comunica que en un plazo inferior a 15 días un documento va a caducar.

    Cuando tengas una alerta en este apartado, debes pulsar para acceder a la relación de alertas y, si quieres acceder a la pantalla que corresponde, selecciona la alerta y pulsa en Modificar.

  • Documentos caducados. Se trata de una alerta que comunica que un documento ha caducado.

    Cuando tengas una alerta en este apartado, debes pulsar para acceder a la relación de alertas, y si quieres acceder a la zona donde se localiza el documento, selecciónalo y pulsa en Modificar.

    Documentos caducados

  • Documentos obligatorios sin cumplimentar. Se trata de una alerta que comunica que hay un documento de carácter obligatorio que debes cumplimentar y aún no lo has hecho.

    Cuando tengas una alerta en este apartado, debes pulsar para acceder a la relación de alertas, y si quieres acceder a la zona donde se requiere el documento, selecciona la alerta y pulsa en Modificar.

  • Documentos obligatorios sin cumplimentar

CONFIGURACION / Mis datos +

El módulo CONFIGURACIÓN reserva las funciones relacionadas con la administración del servicio de PCAE y especialmente la gestión de los usuarios y los datos de acceso al mismo.

En el apartado Mis Datos podrás editar tus propios datos de acceso al Programa, en concreto el nombre y el correo electrónico de contacto.

Si se quiere saber más acerca de Mis Datos se puede acceder al siguiente video:

Configuración: Mis Datos. 1:16 min
Configuración: Mis Datos

Configuración de mis datos

Actividades a realizar en Mis Datos

Actividad 1: Modificar tus datos personales de acceso

Para ello, solo debes modificar los apartados nombre y/o email y pulsar en el icono Guardar. Al hacerlo, aparecerá en pantalla un aviso conforme la operación ha sido realizada con éxito.

Actividad 2: Modificar tu contraseña

Debes pulsar la opción Modificar Contraseña, y aparecerá una ventana en la que deberás incorporar la contraseña actual y la nueva contraseña. Al pulsar Guardar, se realizará el cambio.

Modificar tu contraseña

CONFIGURACION / Usuarios +

Ciertos perfiles, en concreto los denominados Empresa, pueden gestionar y mantener otros usuarios en el programa PCAE, es decir, pueden crear usuarios para acceder a PCAE, modificar sus características e incluso darlos de baja.

Estos perfiles serán los que tendrán acceso al apartado Usuarios.

Si se quiere saber más acerca de Usuarios se puede acceder al siguiente video:

Configuración: Usuarios.2:58 min
Configuración: Usuarios

Usuarios

Al acceder al apartado, podrás ver el listado de usuarios que puedes gestionar y un menú de funcionalidades a tu servicio.

Actividades a realizar en Usuarios

Actividad 1: Consultar un usuario

Para ello, solo debes seleccionar el usuario y pulsar la opción Consultar. Entonces aparecerá una ventana con los datos básicos de ese usuario.

Consultar un usuario

Actividad 2: Modificar un usuario

Para ello, solo debes seleccionar el usuario y pulsar la opción Modificar. Entonces aparecerá una ventana con los datos básicos de ese usuario.

Modificar un usuario

De esta ventana podrás editar su nombre, su email y especialmente su rol o perfil dentro de PCAE.

Existen tres perfiles posibles dentro de PCAE:

  • Rol Empresa. Que da acceso a todos los centros de trabajo y al módulo EMPRESA. Es el perfil con más funcionalidades del sistema.
  • Rol Centro de Trabajo. Que da acceso a todas las funcionalidades en términos de Coordinación de Actividades Empresariales, pero restringido a los centros de trabajo a los que el usuario ha sido asignado.
  • Rol Control de Acceso. Que habilita únicamente al usuario a utilizar la herramienta de PCAE para el control de acceso a uno o varios centros de trabajo.

Actividad 3: Modificar una contraseña

Para ello, solo debes seleccionar el usuario y pulsar la opción Modificar Contraseña. Entonces aparecerá una ventana en la que solicitará la contraseña actual y permitirá añadir una nueva.

Actividad 4: Añadir un nuevo usuario

Para ello, solo debes pulsar la opción Nuevo. Entonces aparecerá una ventana en la que podrás añadir los datos básico de dicho usuario. En este proceso deberás determinar el perfil o rol que quieres que desempeñe en PCAE. Recuerda que hay tres opciones: Empresa, Centro de Trabajo o Control de Acceso.

Añadir un usuario

Actividad 5: Enviar un usuario a Histórico

Para ello, solo debes seleccionar el usuario y pulsar la opción Histórico. Antes de realizar esta acción, aparecerá un mensaje de confirmación de la operación.